Мессе Мюнхен

Ситуация на старте
До начала проекта менеджеры отдела продаж тратили значительную часть рабочего времени не на продажи, а на подготовку отчётных документов и передачу информации в отдел реализации выставок. Существенный объём работы выполнялся вручную, а по многим вопросам сотрудникам приходилось дополнительно запрашивать статусы у коллег из смежных подразделений.

Ситуация осложнялась тем, что сотрудники были вынуждены работать сразу в двух системах: amoCRM и ERP на базе 1С. При этом ERP была глубоко переработана под внутреннюю специфику бизнеса и не являлась типовым решением. Информация по документам, оплатам и заказам между системами автоматически не передавалась, из-за чего сотрудники тратили время на повторный ввод данных, а часть значимой информации терялась для аналитики и оперативного контроля.

Дополнительно бизнес сталкивался с рядом системных ограничений:

• не было прозрачной картины по загрузке выставочной площади и свободным стендам;
• клиентская база содержала дубли и не давала целостной истории работы с заказчиком;
• обмен информацией между отделами был медленным и зависел от ручной коммуникации;
• менеджеры были перегружены рутинными действиями, которые не создавали прямой ценности для продаж.

В такой модели CRM не могла оставаться просто системой фиксации сделок. Бизнесу требовался единый коммерческий контур, который связывает продажи, документооборот, внутреннюю координацию и данные из ERP.

Ход проекта
Проект начали с глубокого анализа действующих процессов продаж, документооборота и взаимодействия между отделами. Мы детально разобрали путь заказа: от поступления заявки и продажи участия в выставке до передачи информации в отдел реализации, контроля оплаты, подписанных документов и текущего статуса клиента.

После этого была выстроена новая логика работы на базе amoCRM. Система стала центральной точкой для отдела продаж, где фиксируются заявки, ведутся заказы, хранится история коммуникаций и отображается актуальное состояние работы по клиенту. Это позволило перевести продажи из режима постоянного ручного согласования в управляемый процесс с понятной логикой движения заказа.

Одним из ключевых блоков проекта стала автоматизация подготовки данных и документов для отдела реализации выставок. Мы выстроили процесс таким образом, чтобы менеджерам больше не приходилось вручную собирать и передавать значительную часть сопроводительной информации. Это сняло с отдела продаж большой пласт рутинной нагрузки и позволило сотрудникам сосредоточиться на работе с заказчиками, а не на внутреннем документообороте.

Отдельно был усилен блок контроля загрузки выставок. Внутри системы появилась более прозрачная логика работы с заказами и площадями, благодаря которой сотрудники получили возможность быстрее ориентироваться в текущей загрузке, наличии свободных стендов и актуальном статусе по каждому заказу. Это усилило как сам процесс продаж, так и качество взаимодействия с отделом реализации.

Особое значение в проекте имела интеграция amoCRM с ERP на базе 1С. Здесь речь шла не о стандартном обмене с типовой конфигурацией, а о сложной кастомной интеграции с полностью переписанной системой учёта, разработанной под специфику клиента. Для реализации проекта потребовалась совместная работа с профильными специалистами по 1С со стороны заказчика: архитектура обмена, логика передачи данных и состав сущностей прорабатывались индивидуально под фактическую модель бизнеса.

В результате была реализована полностью кастомная интеграция, которая обеспечила автоматическую передачу значимой информации между системами. Данные по оплатам, документам и связанным заказам начали поступать в amoCRM без постоянного ручного участия менеджеров. Это позволило убрать разрыв между коммерческим и учётным контуром: сотрудники отдела продаж начали видеть в CRM актуальную информацию, необходимую для работы с клиентом, не тратя время на постоянные уточнения и переключение между системами.

Дополнительно были подключены и корректно настроены все основные источники лидогенерации, включая сайт и мессенджеры. Благодаря этому весь входящий поток начал фиксироваться в amoCRM, а клиентская база была очищена и структурирована. В системе появилась реальная история заказов и коммуникаций по каждому клиенту, что особенно важно для бизнеса с повторными обращениями и длительным циклом взаимодействия.
Также была автоматизирована логика поступления и распределения заявок между сотрудниками. Это позволило снизить нагрузку на руководителя отдела продаж, убрать лишнее ручное участие в маршрутизации обращений и ускорить первичную обработку входящего потока.

Таким образом, в компании была построена не просто CRM для отдела продаж, а единая коммерческая система, которая объединяет обращения, заказы, внутреннюю координацию, документооборот и данные из ERP в одном управляемом контуре.

Что в итоге получил бизнес
В результате проекта компания получила более прозрачную и управляемую модель работы, где amoCRM стала центральной системой продаж и координации между отделами.

Менеджеры перестали тратить существенную часть времени на ручную подготовку документов, постоянные уточнения внутренних статусов и дублирование действий в разных системах. Работа отдела продаж стала более сфокусированной: сотрудники видят актуальные задачи, быстрее ориентируются в заказах и могут уделять больше внимания клиенту, а не внутренним операциям.

Особенно важными результатами проекта стали:

• прозрачная картина по загрузке выставок и доступным стендам;
• автоматическое поступление значимой информации из ERP в заказы amoCRM;
• чистая клиентская база с полной историей заказов и коммуникаций;
• автоматическое распределение заявок между сотрудниками;
• более быстрое и предсказуемое взаимодействие между продажами, реализацией и финансовым блоком.

В итоге amoCRM в связке с кастомной интеграцией с ERP на базе 1С стала для Мессе Мюнхен не просто CRM-системой, а полноценной платформой управления продажами, заказами и взаимодействием между отделами, в рамках сложного выставочного бизнеса.